HEROES Co-Creation 

Oktober 4, 2021

HEROES Co-Creation Workshops in Österreich – durchgeführt von rapid user feedback

Wie bei auch vielen anderen Unternehmen, Institutionen und Forschungsprojekten weltweit hatte die Covid-19-Pandemie Auswirkungen auf die Art und Weise, wie wir in Teams zusammenarbeiten und wie wir unterschiedliche Gruppen von Menschen zu Workshops, Meetings und sonstigen geschäftlichen Zusammenkünften zusammenbringen. Obwohl Zusammenkünfte unter strengen Sicherheitsbedingungen möglich geworden sind und es für die Menschen einfacher geworden ist, physisch zusammenzukommen, ob im privaten oder geschäftlichen Rahmen, ziehen es viele Menschen immer noch vor, bestimmte Workshops und Treffen online statt persönlich vor Ort abzuhalten. Daher waren auch wir in den letzten Monaten dazu gezwungen, darüber nachzudenken, wie wir es schaffen können, Teilnehmer*innen für unsere HEROES Co-Creation Workshops* zusammen zu bringen.

1. Warum Co-Creation ein wichtiger Bestandteil der Produktentwicklung ist:

Dieses Projekt wird durch die AAL Association und die FFG (Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft) im Programm AAL Active and Assisted Living unter dem Titel “Heroes – HomE WoRk fOr retireES” (Nr. 883518) gefördert.

Was ist ein Co-Creation Workshop: Co-Creation ist eine strategische Methode in der Produktentwicklung und eine der wichtigsten Methoden des Design Thinking. Co-Creation entspricht dem Leitgedanken der Kundenzentrierung, der die Kund*innen in den Mittelpunkt aller unternehmerischen Aktivitäten stellt. Co-Creation stellt die Kund*innen / Nutzer*innen nicht nur in den Mittelpunkt der Entwicklung, sondern bezieht sie auch aktiv in den Prozess ein. Dank Co-Creation können aussagekräftige Informationen über die Wünsche und Trends innerhalb der Zielgruppen gesammelt werden. Diese wertvollen Informationen ermöglichen eine effizientere und damit ressourcenschonende Produktentwicklung. Für die aktive Einbindung der Kund*innen in den Entwicklungsprozess gibt es drei zentrale Argumente:

  • Optimierung des Produkts / des Services
  • Verringerung der Entwicklungsressourcen (Vermeidung von Sunk Costs)
  • Festigung der Kund*innen-Beziehung

(Quelle: https://www.brainbirds.com/de/ueber-uns/glossar/co-creation)

2. Set-up unserer Co-Creation Workshops:

Im Rahmen des Projekts HEROES führen wir in allen teilnehmenden Ländern (Rumänien, Österreich und der Schweiz) Co-Creation-Workshops mit unseren drei Hauptzielgruppen der neu zu entwickelnden Plattform durch:

1. Auftraggeber*innen:
Familien und Institutionen, die nach Pflegekräften für ihre Angehörigen suchen. Über die HEROES Plattform können sie die richtigen Pflegekräfte finden, die von Menschen mit beruflichem Hintergrund und / oder großer Lebenserfahrung bewertet werden.

2. Kandidat*innen:
Menschen, die in der Pflege arbeiten wollen oder Erfahrung in diesem Bereich haben und sich über die HEROES Plattform auf offene Stellen bewerben möchten. Für diese Menschen ermöglicht es die Plattform, die richtigen Stellen zur richtigen Zeit zu finden, die ihren individuellen Stärken und Erfahrungen entsprechen.

3. Bewerter*innen:
Professionelle Pflegekräfte und / oder ältere Menschen mit großer Lebenserfahrung, die die Kandidat*innen, die sich für Pflegejobs bewerben, prüfen und bewerten. So ist sichergestellt, dass Familien und Einrichtungen die besten Kandidat*innen für ihre ausgeschriebenen Pflegejobs bekommen.

 

In unseren aktuellen Co-Creation-Workshops, die im September 2021 in Österreich von rapid user feedback durchgeführt wurden, haben wir uns auf die dritte Zielgruppe “Die Bewerter*innen” der Plattform konzentriert. Innerhalb dieser Zielgruppe unterscheiden wir zwei verschiedene Arten von Bewerter*innen: einerseits Menschen mit professionellem Pflege Hintergrund, z.B. Krankenschwestern und Pfleger*innen in Altersheimen, und andererseits Menschen über 50 Jahre, die über eine lange Lebenserfahrung und eine besonders gute Menschenkenntnis verfügen, um Kandidat*innen zu bewerten. Insgesamt haben wir in den letzten beiden Septemberwochen drei Workshops mit drei professionellen Pflegekräften und zwei älteren Menschen über 70 Jahren durchgeführt, die alle bereit wären, als Bewerter*innen an der HEROES Plattform teilzunehmen, wenn diese 2022 in Betrieb geht. Alle drei Workshops wurden als Online-Workshops mit einem oder zwei Workshopleiter*innen / Moderator*innen aus dem Rapid User Feedback-Team durchgeführt.

 

Bild: Online workshop mit zwei Moderatoren und zwei Teilnehmer*innen (Bewerter*innen, 50+)

Im Vergleich zur ersten Workshop Runde im Mai diesen Jahres, in der wir unseren Fokus mehr auf die allgemeine Pflegesituation in Österreich, die Arbeitsbedingungen in diesem Sektor und die generellen Vorstellungen und Erwartungen, die Pfleger*innen und ältere Menschen an eine solche Plattform haben, gelegt haben, sollte dieser Workshop mehr auf die Plattform selbst und ihre Funktionalitäten fokussiert werden. Aus diesem Grund hat das Entwicklungsteam unseres Konsortiums bereits einen ersten Klick-Prototyp der Plattform / App entwickelt, der verwendet werden konnte, um den Ablauf der verschiedenen Use Cases und Funktionen aufzuzeigen und auch um unseren Teilnehmer*innen zu zeigen, wie wir ihr Feedback aus der ersten Workshop Runde eingearbeitet haben.

Bild: Screens des HEROES app Klick Prototypen

Durch die Einbeziehung des Klick Prototyps in die Workshops hatten wir die Möglichkeit, sehr konkrete Fragestellungen zu stellen, z.B. was die Leute über die verschiedenen Chat-Funktionen denken, welche Art der Kommunikation sie bevorzugen und was sie über das Layout der App im Allgemeinen und für bestimmte Bildschirme denken. Zusätzlich zum Klick Prototyp präsentierten wir, wie das Format der Video Bewerbungen von Bewerber*innen auf der Plattform aussehen wird.

Bild: Beispiel-Szene einer Kandidatin bei der Aufnahme einer Videoantwort, um eine Frage in der HEROES App zu beantworten

Durch die Einbeziehung solcher visuellen Komponenten in die Präsentation und die Workshops war es uns möglich, uns mehr auf Details und bestimmte Formate und Funktionen der Plattform zu konzentrieren, anstatt nur allgemeine Fragen zu stellen. Der Fokus auf visuelle Präsentationen half unseren Teilnehmer*innen, sich ein klares Bild von dem zu machen, worüber wir sprachen.

Nach dem Diskussionsteil haben wir auch einige kurze quantitative Fragen zu den Themen gestellt, ob die Bewerter*innen für ihre Arbeit bezahlt werden möchten und wie sie die Zahlungen erhalten möchten. Dazu haben wir einige Tabellen mit Fragen in die Präsentation eingefügt, die Teilnehmer*innen befragt und ihre Antworten in unseren Notizen festgehalten.

Bild: Beispiel einer quantitativen Frage innerhalb der Online Workshops

3. Unsere “Learnings” aus der Durchführung von Online Workshops:

Durch die Umstellung unserer Co-Creation-Workshops auf Online-Formate hatten wir die Möglichkeit, einige gute “Learnings” und Erkenntnisse zu gewinnen, die wir mit euch  teilen möchten:

1. Lege ein Datum und eine Uhrzeit fest und teile diese rechtzeitig allen Teilnehmer*innen mit: Lass deine Teilnehmer*innen wissen, dass sie den Link mindestens 10-15 Minuten vor Beginn des Online Events öffnen sollten, damit sie genügend Zeit haben, um in die virtuelle Veranstaltung einzusteigen, selbst wenn es technische Schwierigkeiten geben sollte.

2. Wähle ein einfach zu bedienendes Online-Meeting-Tool und teste den Link vorher in verschiedenen Browsern: Wir hatten selbst schon das Problem, dass Kund*innen oder Partner*innen Meeting-Tools verwendeten, die in manchen Browsern nicht funktionierten, so dass wir einen zusätzlichen Client herunterladen mussten, was oft nicht reibungslos funktionierte.

3. Bereite deine Materialien im richtigen Format vor: Beachte dabei, dass deine  Teilnehmer*innen unterschiedliche Desktop Formate und Endgeräte benutzen, also bereite ein Format deiner Präsentation vor, das von jeder Teilnehmer*in leicht gelesen werden kann. Verwende keine zu kleinen Schriftarten und Symbole.

4. Testen, testen und nochmals testen: Teste dein Setup innerhalb deines Teams und mit Kolleg*innen, um zu sehen, ob alles richtig funktioniert. Nicht nur auf einem Bildschirm, sondern unter realen Bedingungen, mit verschiedenen Geräten und Browsern.

5. Versende Tutorials und andere wichtige Informationen im Voraus: Wir bei rapid user feedback versuchen immer, hilfreiche Tutorials mit Screenshots und Beschreibungen zu erstellen, die wir unseren Teilnehmer*innen ein oder zwei Tage vor Beginn des Workshops zusenden können. Bereite auch DSGVO Informed Consents und andere erforderliche Fragen, wie z.B. zu demografischen Daten oder Angaben zu finanziellen Entschädigungen, im Voraus vor, damit die Teilnehmer*innen sie bereits vor dem eigentlichen Beginn des Workshops ausfüllen können, z.B. über ein Online-Umfragetool wie LimeSurvey.

6. Plane Pausen ein: Wenn dein Workshop länger als 1,5 Stunden dauert, solltest du unbedingt auch eine kurze Pause einplanen. Damit die Teilnehmer*innen nicht damit beginnen, während des Workshops auf ihr Handy oder andere Dinge zu schauen, weil sie wissen, dass sie eine Pause erwartet.

7. “Post-Workshop-Learnings”: Reflektiere deinen Workshop im Nachhinein, damit du aus eventuellen Fehlern lernen und es beim nächsten Mal besser machen kannst.

4. Insights über die HEROES Plattform aus unseren Workshops:

App Layout: Wir haben von allen Teilnehmer*innen positives Feedback zum Layout und zur Struktur der App erhalten. Es gab nur ein paar Kleinigkeiten, die die Teilnehmer*innen erwähnten, die verbessert werden könnten.

 

Interview Format mit Video Antworten: Auch in Bezug auf das Videointerview Format haben wir in allen Workshops positives Feedback erhalten, da die Teilnehmer*innen meinten, dass ein Videoformat sehr gut geeignet sei, um die Kandidat*innen besser kennenzulernen, als nur durch schriftliche Antworten.

 

Als wir die Leute nach ihren Meinungen bezüglich des Fokus der neuen HEROES Plattform fragten, erwähnten die meisten Teilnehmer*innen, dass der Fokus besser auf langfristige Pflege-Jobs, wie etwa 24-Stunden-Betreuung gelegt werden sollte, anstatt auf kurze Jobangebote, wie z.B. eine Unterstützung bei Dingen wie Lebensmittel Einkäufen oder kleinere Hilfen im Haushalt, da der ganze Aufwand auf der Plattform für solche kleinen Jobs zu groß zu sein scheint. Außerdem gibt es bereits gute Anbieter*innen wie “Dorfservices” oder “Heimhilfen” für solche kleinen Hilfstätigkeiten in Österreich.

 

Zusätzlich zu den oben genannten Informationen haben wir noch viele weitere Rückmeldungen von unseren Teilnehmer*innen erhalten, die wir zusammen mit den Rückmeldungen aus anderen Ländern analysieren und dann in die App und die Plattform als Ganzes implementieren werden. Unsere nächsten Co-Creation-Workshops werden im November diesen Jahres stattfinden. Danach werden wir weiter an der App arbeiten, um die Prototypen und Funktionen zu verbessern, so dass wir nächstes Jahr im April unsere 12-monatige Feldstudie starten können. Wenn du daran interessiert bist, an unserer Co-Creation-Phase – Workshops oder Feldstudie – teilzunehmen, kontaktiere uns per Mail (hello@heroesproject.eu oder info@user-feedback.at) oder rufe uns unter +40 752 614 263 in Rumänien oder +43 650 880 23 66 für Österreich an.

 

von Marco della Schiava für das Heroes Projekt
rapid user feedback
www.user-feedback.at